出張時にこれだけは忘れないように！忙しいからこそ注意したい持ち物・準備

「出張時に忘れ物をしてしまいそうで不安」「出張には何を持って行けばいい？」そう悩んでいる人も多いのではないでしょうか。心配性な人はとくに、出発の直前までどきどきしますよね。

出張をするにあたって、さまざまな準備が必要です。取引先に提出する書類など仕事関係の持ち物はもちろん、宿泊をともなう場合にはさらに持ち物が増えてしまいます。

この記事では、バタバタしがちな出張時にこそ注意したい持ち物や準備について解説します。安心して出張に行き、しっかりと目的を達成してきましょう。

出張にはどんな目的がある？
出張時、ビジネスマンはどんなことを心配してる？
目的達成のために！出張時に気をつけることとは？
やっぱり準備が大切！出張時に必須の持ち物とは

出張にはどんな目的がある？
出張の目的は、社外で業務をおこなうことにより、何らかの成果を得ることです。

一般的には、会社や上司からのはたらきかけで出向くことが多いです。出張のおもな目的は、大きくわけて以下の2つです。
・会議、打ち合わせ
・挨拶
どちらも重要な目的です。それぞれについて、細かく説明していきます。

1.会議・打ち合わせ
出張で何をするのかをイメージした際、1番最初に思い浮かぶのが「会議・打ち合わせ」ではないでしょうか。必要があれば取引先や顧客などを訪問し、対面で会議や打ち合わせをおこないます。

新型コロナウイルスの流行により、多くの企業がweb会議を導入しました。しかし、対面でしか得られないことも多くあるのです。

実際に会って話すことにより、相手の表情や身振り手振りなどわずかな変化に気づくことができ、意思疎通がはかりやすくスムーズにコミュニケーションが取れます。説明をきちんと理解できているかを判断できたり、聞き手の感情を察知できたりする可能性もあります。

対面で、きめ細やかなコミュニケーションができることは、出張の大きなメリットといえるでしょう。

2.挨拶
出張で挨拶に出向くタイミングは「年末年始」や「担当交代」の挨拶などがメインです。多くのビジネスマンにとって、大切な取引先や顧客などと良い関係を築くことは、非常に重要な任務ですよね。

電話やメールだけで終わらせずに、直接足を運び挨拶をすることで「大切に思ってくれている」と相手に感じてもらうこともできます。

また、場合によっては「挨拶のために訪問したのに、新しい仕事をいただけた」なんてケースもあります。

出張時、ビジネスマンはどんなことを心配してる？

株式会社コンカーがおこなった調査によると「次の出張に行くとしたら、どのような感情になりますか？」という問いに対して、41％の日本人が「心配だ」と回答しています。また「出張に行くとき、あなたにとって一番重要だと思うことは何ですか？」という問いに対して、日本では2年連続で「出張の目的が果たされること」が1位です。

以上の結果からもわかるとおり、多くのビジネスマンが「出張の目的をきちんと果たせるか」と心配しています。日本人特有の「生真面目さ」がうかがえます。少しでも心配を払拭するためには、さまざまな準備が有効です。

参照：株式会社コンカーによる「出張」についてのアンケート結果

目的達成のために！出張時に気をつけることとは？
出張は、遠方の取引先や顧客へ訪問をする大切な機会です。会議や打ち合わせの準備をどれだけ十分におこなっていたとしても、予定どおりに訪問できなければ台無しです。

出張の際によく利用する「新幹線」や「航空機」「高速バス」などの交通機関は、遅延したり発着時間が変わったりすることがあります。スマートフォンの充電がきれてしまうと、大切な情報を見逃してしまい、約束の時間に遅れてしまうかもしれません。

また、取引先や顧客から時間や場所など変更の連絡が入る場合もあります。スムーズに訪問できるよう、スマートフォンの充電には気をつけましょう。

やっぱり準備が大切！出張時に必須の持ち物とは
安心して出張に行くためには「準備」が大切です。初めての出張や、たまにしか行かない人は何を準備していいかわからないですよね。

出張時に必須の持ち物は、以下のとおりです。
・名刺
・書類や資料
・モバイルバッテリー
・スマホスタンド
・医薬品
・身だしなみ用品
それぞれについて、細かく紹介していきます。

1.名刺
出張に行く際には、いつもより多めに名刺を用意しておきましょう。ビジネスシーンでは名刺交換をする機会が多く、出張となるといつも以上に多くの人に会います。

思いがけない商談や、急な予定変更がある場合も考えられます。途中で名刺がきれてしまい、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまわないためにも、余分に持っていくことをおすすめします。

2.書類や資料
会議や打ち合わせに必要な書類は、出張時に必須の持ち物です。どの書類が必要なのかをしっかりと考え、忘れることがないようきちんと準備しておきましょう。

配布する資料があるのなら、人数分＋αの余裕をもった枚数を持っていくことをおすすめします。

また、もし書類や資料が紛失してしまったときに備えて、データの入ったUSBメモリを予備として持っておくと安心でしょう。

3.モバイルバッテリー
出張中は、社内外問わず多くの人と電話やメールのやりとりをする機会が多いですよね。スマートフォンの充電がきれてしまうと、重要な連絡をとることができず困ります。

また、出張先で会議や打ち合わせをおこなう際、パソコンを使うことがあると思います。大切な場面で充電の残量が少なくなると心配になりますよね。

モバイルバッテリーがあると、訪問先や交通機関など場所を選ばずどこでも手軽に充電できます。とくに「スマートフォンやパソコンをよく使う人」や「外出時間が長い人」は、持っておくと安心です。

モバイルバッテリーは手のひらサイズなので、スーツのポケットやかばんなど邪魔になることなく収納できます。

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4.スマホスタンド
スマートフォンでスケジュール管理をしていたり、重要なメモを残していたりする人もいますよね。スマホスタンドがあれば、パソコンを使用する会議や打ち合わせ中の席でもすぐにスマートフォンから、必要な情報を確認できるので非常に便利です。

また、スマホスタンドがあればスマートフォンを「デュアルディスプレイ」として使うこともできます。パソコンをメインで使い、スマートフォンで調べ事をすると効率もアップします。

角度を調整できるものや、スマホをスタンドに乗せたまま充電できるアイテムもあり、非常に便利です。コンパクトに折りたためるものもあるので、荷物がかさばりがちな出張時にもぴったりです。

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5.医薬品
出張は移動時間が長く、また慣れない環境で過ごすので体調を崩しやすいです。調子が悪くなってもすぐに病院へ行けない場合もあるため、万が一のときに備えて最低限の薬は準備しておきましょう。

よく使う「頭痛薬」や「胃腸薬」「下痢止め」などがあれば持参すると安心できます。常時服用している薬がある人は、滞在日数分を忘れないよう注意してください。

6.身だしなみ用品
先方に出向く前に、かならず身だしなみを整えましょう。ビジネスにとって第一印象はひじょうに重要です。今後も良い関係を続けられるよう、身だしなみには十分に気をつけておきましょう。

現地でもさっと確認できるよう、かばんの中にくしや手鏡などを入れておくと安心です。